Heb je problemen met een volle Outlook mailbox? Het beheren van je IMAP-postbus kan soms lastig zijn, maar wij bij Bright Online Company helpen je graag op weg. Hier vind je een handige video en een overzicht van handige tips en methoden om je e-mails en opslag efficiënt te beheren. Er zijn zowel handmatige als geautomatiseerde manieren om dit te doen.
Deze informatie geldt voor de volgende versies van Outlook:
Outlook 2010, 2013, 2016, 2019
Outlook voor Microsoft 365 (Office 365)
Let op: De meeste functionaliteiten, zoals archiveren en het beheren van opslag, werken hetzelfde in Office 365, met soms een iets andere navigatie of benamingen.
Klik hier voor de hele video met NL ondertiteling op een nieuw tabblad.
Veelgestelde vragen over dit onderwerp met links na de juiste plek in de video
1. Wat is het verschil tussen lokale opslag en opslag in de IMAP-postbus?
Bij gebruik van IMAP worden e-mails standaard opgeslagen op de server van je e-mailprovider, niet op je computer. Dit betekent dat je online mailbox vol kan raken. Als je items archiveert of verplaatst naar een persoonlijke map (PST-bestand), worden deze lokaal op je computer opgeslagen en nemen ze geen ruimte meer in je online postbus in.
Online opslag (IMAP): E-mails worden op de server bewaard en zijn beschikbaar op elk apparaat dat je gebruikt.
Lokale opslag: Gearchiveerde e-mails en persoonlijke mappen worden op je computer opgeslagen en nemen geen ruimte meer in op de server.
Meer informatie over het verschil tussen online en lokale opslag.
2. Hoe kan ik de grootte van mijn mailbox controleren en ruimte besparen?
Je kunt eenvoudig zien hoeveel ruimte je IMAP-postbus in beslag neemt, inclusief de mappen zoals Verzonden items en Verwijderde items, die vaak veel opslagruimte verbruiken.
Outlook (alle versies): Ga naar Bestand > Hulpmiddelen voor opschonen > Mailboxgrootte weergeven.
Outlook voor Microsoft 365: Ga naar Bestand > Opslaggegevens weergeven.
Hier zie je een overzicht van hoeveel ruimte je mailbox gebruikt, inclusief welke mappen de meeste ruimte innemen, zoals Verzonden items en Verwijderde items.
Zorg ervoor dat je regelmatig je Verwijderde items leegmaakt en grote bijlagen verwijdert of lokaal opslaat om ruimte vrij te maken.
Leer hoe je je mailboxgrootte kunt controleren en opschonen.
3. Hoe verwijder ik handmatig ongewenste e-mails en maak ik ruimte vrij in mijn IMAP-postbus?
Een snelle manier om opslagruimte vrij te maken is door het handmatig opschonen van overbodige e-mails, vooral in mappen zoals Verzonden items en Verwijderde items.
Outlook (alle versies): Verwijder grote e-mails of bijlagen die je niet meer nodig hebt.
Outlook voor Microsoft 365: Bekijk de Opslagdetails voor inzicht in de mappen die veel ruimte gebruiken, en verwijder indien nodig oude of ongewenste e-mails.
Leeg regelmatig je Verwijderde items-map en controleer de Verzonden items-map op grote berichten die ruimte in beslag nemen.
Handleiding voor het handmatig opruimen van je mailbox.
4. Wat is het voordeel van handmatig archiveren?
Met handmatig archiveren kun je oude e-mails lokaal opslaan, waardoor ze geen ruimte meer innemen in je IMAP-postbus. Dit is vooral handig wanneer je belangrijke e-mails wilt bewaren zonder dat ze je online opslag belasten.
Outlook (alle versies): Ga naar Bestand > Archiveren en verplaats oude e-mails naar een PST-bestand op je computer.
Outlook voor Microsoft 365: Klik op Opschonen > Archiveren om handmatig e-mails te archiveren.
Handleiding voor handmatig archiveren en lokale opslag.
5. Wat is AutoArchiveren en hoe kan ik dit instellen voor automatische opschoning?
AutoArchiveren helpt je om automatisch oude e-mails naar een lokale map te verplaatsen, zodat je IMAP-postbus niet overvol raakt. Dit proces gebeurt op de achtergrond en bespaart je tijd.
Outlook (alle versies): Ga naar Bestand > Opties > Geavanceerd > Instellingen voor AutoArchiveren.
Outlook voor Microsoft 365: Klik op Instellingen > Automatische Archivering om te configureren hoe vaak AutoArchiveren plaatsvindt en welke items verplaatst moeten worden naar lokale opslag.
Ontdek hoe je AutoArchiveren instelt.
6. Hoe kan ik persoonlijke mappen aanmaken en gebruiken?
Met persoonlijke mappen (PST-bestanden) kun je e-mails lokaal opslaan en je mailbox online ontlasten.
Outlook (alle versies): Ga naar Bestand > Nieuwe Items > Meer items > Outlook-gegevensbestand om een nieuwe persoonlijke map te maken.
Outlook voor Microsoft 365: Ga naar Bestand > Nieuwe map maken en verplaats e-mails naar deze map om ze lokaal op te slaan.
Zo maak je persoonlijke mappen aan en beheer je je opslag lokaal.
7. Hoe maak ik een back-up van mijn PST-bestanden?
Voor een extra beveiliging van je e-mails kun je regelmatig back-ups maken van je PST-bestanden. Hiermee voorkom je dat je belangrijke gegevens verliest als er iets met je computer gebeurt.
Outlook (alle versies): Ga naar Bestand > Openen & Exporteren > Importeren/Exporteren en kies Exporteren naar een bestand om een PST-back-up te maken.
Outlook voor Microsoft 365: Klik op Bestand > Opslaan als om je PST-bestanden veilig op te slaan.
Leer hoe je een back-up maakt van je Outlook PST-bestanden.
Met deze stappen kun je je IMAP-postbus efficiënt beheren en ruimte besparen, zowel online als lokaal. Heb je hulp nodig of kom je er niet uit? Wij helpen je graag verder!
Ben je een klant van Bright Online Company of wil je dat worden? Neem contact op voor extra hulp